Si hoy en día es complicado manejar reuniones presenciales realmente productivas (esta reunión pudo haber sido un mail, maldita sea), imagínense lo difícil que es gestionar personas y actividades a distancia. No basta con verse las caras, gritarle Dale Dale al equipo como Mario Salas y darse unas palmaditas virtuales para comenzar a trabajar: se necesita seguimiento, controles periódicos y una verdadera cultura de teletrabajo.
Visualizando que se venía una cuarentena nivel país y el teletrabajo y reuniones virtuales aumentarían alcanzaría incluso a gente primeriza, TC (un capo de esa red social para gente alegre y de genio liviano llamada twitter) entregó perlas de conocimiento de forma gratuita relacionadas con el teletrabajo y las reuniones a distancia que en otras circunstancias un consultor te diría «esto cuesta plata» antes de encender el taxímetro. Con la venia del autor comparto esas valiosas recomendaciones a los lectores de Capa9.net, una nueva-vieja comunidad de técnicos, profesionales, estudiantes e incluso pescadores que tienen en común la necesidad de coordinar equipos de trabajo.
Recomendaciones y consejos
Llevo más de 10 años haciendo teletrabajo, reuniones a distancia y coordinando proyectos a distancia. Voy a dar algunos consejos prácticos. Porque puedo.
(1) Tratar de tener todas las maneras posibles de comunicarse: correo electrónico, Skype, Whatsapp, Telegram, teams o cualquier otra; siempre hay alguien a quien no le funciona el sistema. Esto implica tener todos los contactos de todas las personas importantes.
Si eres líder de un equipo/proyecto, tómate 5 minutos para sentarte alguna vez al lado de la persona que sabes no se maneja tanto o que ni siquiera conoce los sistemas. Muéstraselos y luego haz que los pruebe y aprenda por sí sola. Hay gente que capta de inmediato. Otras no.
Si tienes que hacer un tutorial o sacarle pantallazos al paso a paso, está en ti hacerlo. Puedes buscar un video en youtube o anotarle en un cuaderno. Da igual. Si esa persona no se conecta a tu reunión, nada sirve.
(2) Las reuniones se preparan con tiempo. Haz una agenda clara con los puntos. Verifica que todos los invitados sepan de qué se habla. No te olvides de considerar a los invitados opcionales. Estos invitados pueden entrar y salir o no. Pero tienen que saber que existe.
(3) Respeta el tiempo de los demás. Inicia y termina a la hora. Si puedes terminar antes, mejor. Si eres el que organiza, procura estar conectado ANTES y recibe a todos los invitados. Usa un tono amable y alentador. Apenas veas que está alguien entrando a la reunión, saluda.
Pasados 3 minutos, nombra a los presentes, nombra la agenda y empieza. EMPIEZA. No esperes a nadie. Si alguien importante falla, avísale por algún medio. Si es indispensable y no aparece, habla de lo que puedas manejar y libera a los invitados.
(4) Mantén el orden. Procura que las intervenciones sean cortas. Mantén abierto otros canales de comunicación para ir guiando la conversación. Si un tema está tomando mucho tiempo, debes pasar al siguiente asunto y coordinar postreuniones para cerrarlo.
(5) Haz un buen resumen al final y procura resumir las ideas. Si tienes a alguien de confianza o que te pueda ayudar, ideal que solo escucue y tome nota. Para preparar la minuta.
(6) Atentos siempre a las personas que no hablan: o están distraídos o te van a sabotear la reunión o simplemente no necesitan estar ahí.
(7) La minuta debe salir el mismo día o máximo al día siguiente en la mañana. Cada tarea o acción debe tener un nombre y apellido, fecha de término y entregable. Si es una tarea común, encarga a una de las personas que coordine y utiliza ese nombre como responsable.
(8) Entre reunión y reunión envía correos, haz llamados y visitas a las personas involucradas para no llegar a descubrir que alguien no hizo su parte o tuvo dificultades. Una reunión es para chequear avances y no informarse de un problema.
(9) Ante cualquier dificultad, siempre cuenta con el apoyo de los jefes de las personas más lentas o difíciles. Felicita a la persona que entregó resultados brillantes y hazlo público
(10) Cierra siempre todos los cabos sueltos y si a la mitad del tiempo no tienes un 80% de avance ESTÁS ATRASADO.
Bonus: si tienes algún proyecto muy jodido/importante, recomiendo conocer y aplicar el más sencillo método de gestión de cambio. Probado en todo el mundo:
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Les recomiendo seguir la cuenta seria de TC. De cuando en cuando arroja perlas y diamantes de conocimiento.
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